FAQ - system dla sygnalistów
Pytania i odpowiedzi.
Nie możesz znaleźć swojego pytania tutaj? Skorzystaj w formularza kontaktowego. Zapraszamy także na nasz Blog.
Pytania ogólne
Odpowiedzi na podstawowe pytania. Jeżeli nie znajdziej odpowiedzi na swoje pytanie, zachęcamy do skorzystania z formularza kontaktowego.
Zgodnie z Dyrektywą UE i ustawą o ochronie sygnalistów, obowiązek dotyczy:
firm prywatnych zatrudniających 50 lub więcej pracowników,
jednostek sektora publicznego (gminy, szkoły, szpitale),
niektórych branż bez względu na wielkość (np. sektor finansowy).
Signalia to bezpieczna aplikacja dostępna przez przeglądarkę.
Tworzysz konto, wybierasz odbiorców zgłoszeń, a system generuje dla Ciebie dedykowany formularz zgłoszeniowy (np. zgloszenia.signalia.pl).
Zgłoszenia trafiają do uprawnionych osób, które mogą je obsługiwać z poziomu panelu.
Wdrożenie zajmuje mniej niż 5 minut.
Nie potrzebujesz działu IT – wystarczy założyć konto, dodać odbiorców i zacząć korzystać.
Tak. System został zaprojektowany w oparciu o przepisy:
Dyrektywy UE 2019/1937,
Polskiej ustawy o ochronie sygnalistów,
RODO (GDPR).
Tak. Sygnalista może dokonać zgłoszenia anonimowo.
Może też pozostać w kontakcie z organizacją przez anonimowy czat, bez ujawniania tożsamości.
Tak. Po złożeniu zgłoszenia sygnalista otrzymuje:
unikalny kod dostępu,
potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia (w ciągu 7 dni),
informację zwrotną (do 3 miesięcy) – zgodnie z przepisami.
F
Uprawnione osoby w organizacji mogą:
przypisać zgłoszeniu status i kategorię,
dodać komentarz,
prowadzić poufną korespondencję z sygnalistą,
zamknąć zgłoszenie z uzasadnieniem,
wygenerować raport do audytu.
Tak. Wszystkie dane są przechowywane wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej – zgodnie z wymaganiami RODO i przepisami o ochronie sygnalistów.
Tak. Każde zgłoszenie ma pełną historię działań (log), która może zostać wyeksportowana w formie raportu.
Idealne rozwiązanie na potrzeby inspekcji, audytów i dokumentowania zgodności.
Dowolona liczba. Możesz dodać kilku odbiorców zgłoszeń (np. osobę z HR, prawnika, compliance officer).
Każdy z nich ma dostęp tylko do przypisanych zgłoszeń.
Tak. Oferujemy darmowy okres próbny – bez zobowiązań i bez podpinania karty płatniczej.
Wersja testowa zawiera wszystkie kluczowe funkcje.
Tak. System spełnia wymagania sektora publicznego, w tym przechowywanie danych w UE i zgodność z ustawą o sygnalistach.
Z powodzeniem korzystają z niego szkoły, urzędy, szpitale i jednostki samorządowe.
Najczęściej zadawane pytania (sektor przemysłowy i produkcyjny)
Tak. System Signalia został przetestowany w środowisku przemysłowym — działa niezależnie od branży (automotive, logistyka, spożywka, hutnictwo, chemia). Umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości przez pracowników zmianowych, techników, operatorów i pracowników administracyjnych — także z urządzeń mobilnych i kiosków samoobsługowych.
Pracownicy najczęściej zgłaszają:
naruszenia zasad BHP i ochrony środowiska,
sytuacje zagrażające zdrowiu i życiu,
mobbing ze strony przełożonych,
nieprawidłowości w ewidencji czasu pracy lub delegacjach,
łamanie procedur jakościowych lub produkcyjnych.
Signalia pozwala na klasyfikowanie takich zgłoszeń i ich przekazywanie odpowiednim osobom wewnątrz firmy.
Tak. Możesz skonfigurować wielu odbiorców zgłoszeń – osobno dla każdego zakładu, hali czy spółki w grupie kapitałowej.
Wersja „multi-site” pozwala na zarządzanie zgłoszeniami centralnie lub lokalnie, z podziałem na jednostki organizacyjne.
Signalia działa również na telefonach komórkowych i tabletach — wystarczy link lub QR kod do formularza.
W zakładach możesz umieścić np. plakat z kodem QR i numerem zgłoszeniowym – pracownik może zgłosić incydent z telefonu osobistego, w pełni anonimowo.
Nie. Zgłoszenia są całkowicie anonimowe i nie wymagają logowania ani rejestracji.
System generuje indywidualny kod, który sygnalista może wykorzystać do późniejszego śledzenia sprawy.
Nie. System jest bardzo prosty i intuicyjny. Wystarczy udostępnić link lub QR kod do zgłoszeń.
Możesz też skorzystać z naszych gotowych materiałów edukacyjnych: plakatów, ulotek i instrukcji krok po kroku.
Tak. Signalia może służyć także jako kanał zgłoszeń dla związków zawodowych – np. do anonimowego raportowania sytuacji naruszających prawa pracownicze lub sygnalizowania problemów organizacyjnych.
Tak. Każde zgłoszenie zawiera metadane, statusy, komentarze i historię działań – co pozwala tworzyć zgodne z normami raporty i archiwa na potrzeby audytów BHP, jakości, środowiska czy compliance.
Najczęściej zadawane pytania (sektor finansowy)
Ustawa o sygnalistach to implementacja unijnej dyrektywy, która nakłada na instytucje obowiązek ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości. Branża finansowa jest szczególnie narażona na ryzyka związane z nadużyciami, praniem pieniędzy czy naruszeniami procedur compliance. Dlatego wdrożenie rozwiązań zgodnych z ustawą jest kluczowe dla budowania zaufania klientów i regulatorów.
Sygnalistami mogą być nie tylko pracownicy, ale także byli pracownicy, współpracownicy, kontrahenci, podwykonawcy czy stażyści. W sektorze finansowym oznacza to, że ochroną objęte są osoby mające dostęp do danych i procesów wrażliwych, co czyni system zgłoszeń jeszcze ważniejszym.
Brak wdrożenia może skutkować sankcjami administracyjnymi, utratą reputacji, a w skrajnych przypadkach również odpowiedzialnością prawną kadry zarządzającej. W sektorze finansowym konsekwencje reputacyjne są szczególnie kosztowne – mogą prowadzić do odpływu klientów i utraty zaufania inwestorów.
Najczęstsze zgłoszenia dotyczą naruszeń procedur AML, konfliktów interesów, mobbingu i dyskryminacji w miejscu pracy, a także niewłaściwego raportowania finansowego. Ustawa o sygnalistach wymaga, aby każdy taki sygnał był traktowany poważnie i analizowany w sposób poufny.
Najlepszą praktyką jest wdrożenie dedykowanego systemu, takiego jak system Signalia, który gwarantuje pełną anonimowość zgłoszeń oraz bezpieczne kanały komunikacji. To rozwiązanie pozwala instytucjom finansowym chronić dane sygnalistów zgodnie z wymogami prawnymi.
Tak. Ustawa o sygnalistach jednoznacznie zakazuje działań odwetowych, takich jak zwolnienie, degradacja czy pogorszenie warunków pracy. Pracodawca, który złamie te przepisy, naraża się na sankcje oraz dodatkowe konsekwencje prawne.
System Signalia umożliwia szybkie złożenie zgłoszenia, jego automatyczne rejestrowanie oraz przypisanie do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej w organizacji. Każdy etap jest udokumentowany i zgodny z wymaganiami ustawy o sygnalistach, co ułatwia audyty i raportowanie.
Tak. W instytucjach finansowych system sygnalistów warto powiązać z procedurami AML, KYC oraz wewnętrznymi audytami. System Signalia został zaprojektowany tak, aby wspierać integrację z istniejącymi rozwiązaniami compliance i ułatwiać zarządzanie ryzykiem.
Po wejściu w życie ustawy firmy zatrudniające co najmniej 50 pracowników będą zobowiązane do wdrożenia systemu zgłoszeń w określonym terminie (najczęściej 3 miesiące). W branży finansowej oznacza to konieczność szybkiego działania, aby uniknąć niezgodności.
System Signalia to rozwiązanie dostosowane do specyfiki sektora finansowego. Oferuje poufne i bezpieczne kanały zgłoszeń, zgodność z ustawą o sygnalistach oraz prostą obsługę dla pracowników i administratorów. To narzędzie, które nie tylko minimalizuje ryzyko prawne, ale także wzmacnia kulturę zaufania w organizacji.