Czy Twoja firma musi mieć system dla sygnalistów? Sprawdź, zanim będzie za późno

Nowe przepisy wprowadzone przez Unię Europejską nie pozostawiają wątpliwości – wiele firm w Polsce (ustawa o sygnalistach) i Europie musi obowiązkowo wdrożyć kanał zgłoszeń dla sygnalistów.
Ale czy Twoja firma faktycznie się do nich zalicza?
Odpowiadamy konkretnie i bez prawniczego żargonu.

Kogo dotyczy dyrektywa o ochronie sygnalistów?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 nakłada obowiązek zapewnienia wewnętrznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. W skrócie: jeśli zatrudniasz określoną liczbę pracowników, musisz wdrożyć system dla sygnalistów.

Liczba pracowników

• Firmy prywatne zatrudniające co najmniej 250 osób – obowiązek już obowiązuje.
• Firmy prywatne zatrudniające od 50 do 249 pracowników – obowiązek wszedł w życie 17 grudnia 2023.
• Firmy zatrudniające mniej niż 50 osób – nie mają obowiązku, chyba że działają w określonych branżach (np. ochrona środowiska, transport, bezpieczeństwo produktów).

Sektor publiczny vs prywatny

• Sektor publiczny (urzędy, szkoły, jednostki samorządowe) również objęty jest obowiązkiem, często bez względu na liczbę pracowników.
• Wyjątkiem są gminy poniżej 10 000 mieszkańców – dla nich obowiązek może być zawieszony.

Terminy wdrożenia systemu – kiedy obowiązek wchodzi w życie?

W Polsce przepisy zostały wdrożone z dużym opóźnieniem, ale obecnie są już w fazie obowiązywania. Kluczowe daty:

• Grudzień 2021 – pierwotny termin implementacji dyrektywy przez państwa członkowskie.
• Grudzień 2023 – ostatni termin dla firm 50-249 pracowników.
• 2024/2025 – pierwsze kontrole i egzekwowanie przepisów przez PIP i inne instytucje.

Im później firma wdroży system, tym większe ryzyko prawne i wizerunkowe.

Co grozi firmom za brak zgodności?

Choć kary nie są jeszcze stosowane masowo, przepisy dają państwu realne narzędzia:

• Kary finansowe – za brak kanału zgłoszeń, brak ochrony sygnalisty, utrudnianie zgłoszenia.
• Sankcje administracyjne – np. nakaz wdrożenia systemu w trybie pilnym.
• Odpowiedzialność kadry zarządzającej – np. w razie celowego ukrywania nadużyć.

Jednak równie istotna jest utrata reputacji i zaufania pracowników, co może być jeszcze bardziej kosztowne.

Jak szybko można wdrożyć gotowy system?

Dobrą wiadomością jest to, że nie musisz budować własnego systemu od zera.
Nowoczesne rozwiązania typu SaaS (np. Signalia) oferują:

• W pełni zgodny z prawem, gotowy formularz zgłoszeniowy.
• Możliwość komunikacji z sygnalistą przy zachowaniu anonimowości.
• Dashboard do zarządzania zgłoszeniami i statusami.
• Wdrożenie w mniej niż 1 dzień, bez udziału IT.

To oznacza, że firma może spełnić wymogi dyrektywy w ciągu kilkudziesięciu minut od decyzji zakupowej.

Podsumowanie – checklista

Oto szybka lista kontrolna, która pomoże Ci ocenić sytuację:

• ✅ Czy Twoja firma zatrudnia 50+ pracowników?
• ✅ Czy zapewniasz wewnętrzny kanał zgłoszeń (np. formularz online)?
• ✅ Czy możesz komunikować się anonimowo z osobą zgłaszającą?
• ✅ Czy zgłoszenia są bezpiecznie przechowywane i zarządzane?
• ✅ Czy działasz zgodnie z obowiązującymi przepisami UE i krajowymi?

Jeśli chociaż jedna odpowiedź brzmi „nie” – czas działać.
System dla sygnalistów to nie tylko obowiązek, ale też szansa na budowę zdrowszej i bezpieczniejszej kultury organizacyjnej.

Chcesz dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach typu SaaS dla sygnalistów?
👉 Poznaj system Signalia – szybki start, pełna zgodność, bez komplikacji.